Die Ablagesysteme auf Arbeitsplatzrechnern und Servern ist in den meisten Unternehmen eine mit der Zeit gewachsenen organische Ablage, die sich im Laufe der Zeit mehr oder weniger spontan entwickelt hat.
Häufig schaffen einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen Dateistrukturen, die im besten Fall sinnvoll sind, aber nie mit den Strukturen anderer Mitarbeiter oder korrespondieren.
Die Folge: ständig wachsende Unübersichtlichkeit und enorme Datenredundanzen (Dateien, die in unterschiedlichen Versionen, an unterschiedlichen Orten) abgelegt werden.
Das führt zu sehr hohen Suchzeiten, dramatischen Koordinationsproblemen und innerbetrieblichem Ärger.

In einem bekannten Fall führte die „Nicht-Auffindbarkeit“ eines Dokuments zum direkten Verlust eines sechsstelligen Betrages.

Ursachen des Chaos sind

- Die Strukturentwicklung als spontaner Bottom-up statt eines geplanten Top-Down-Prozesses.

- Unkenntnis der (theoretisch) recht einfachen Grundregeln der Ablageorganisation

- Die Bedenken vor dem Aufwand; den Problemen und den Kosten bei der Umstellung.